403. Pourquoi planifier le bazar

Vous pouvez être un as de la planification, il arrive inévitablement un moment où viennent s’ajouter des choses imprévues dans nos journées et nos semaines. Voici pourquoi il est bon d’anticiper et de laisser une place à ce bazar inévitable.

Et si nous arrêtions de jouer à Tetris avec notre emploi du temps ? Nous essayons de remplir le moindre interstice de temps avec une liste de tâches interminable. Même si les compétences font gagner du temps, il arrive un moment où ça coince.

Et nous gagnerions probablement à avoir une approche plus minimaliste et plus sincère de notre capacité de travail. En parlant minimalisme on pense à moins d’objets, moins de vêtements, moins de logiciels et d’applications sur notre smartphone. Et on peut aussi dire moins de choses sur sa liste de tâches. Ce qui ne veut pas dire ne rien faire. Cela signifie leur laisser de la place.

Nous ne pouvons échapper au bazar

Nous pouvons prévoir ce que nous voulons c’est toujours le bazar à un moment donné dans notre planning. Car il y a toujours des choses imprévues qui s’ajoutent : des dates limites qui changent, des événements plus ou moins importants, des choses qui prennent plus de temps que prévu…

Et par définition vous ne pouvez pas les prévoir. Si vous devez les faire elles s’ajouteront ou remplaceront ce que vous aviez prévu de faire. C’est pour moi les limites des techniques de Time Blocking.

Au final ce bazar apporte finalement beaucoup de stress. Et nous nous en passerions bien.

Planifier le bazar !

Alors comment faire. Il faut ajouter des espaces vides. Des marges. Et pas des petites marges de 5 à 10 minutes. Mais des grosses marge de 2 à 3 heures. Si vous êtes entrepreneur, freelance ou pouvait gérer votre emploi du temps, c’est un temps qui vous donnera de la tranquillité.

Car soyons honnête avec nous. Vous savez que dans votre journée il y un moment où vous pouvez bien travailler, des moments où vous êtes plus productifs et des moments où c’est plus compliqué. Hors nous avons tendance à planifier des journées parfaites. Et elles n’arrivent jamais.

Et si à la place, vous ne planifiez que 4 ou 5 heures. Pour moi ce serait la matinée jusqu’à 13h par exemple. Et vous gardez 2 à 3 heures qui seront vos heures officielles destinées à gérer le bazar. Ce n’est pas du temps libre mais du temps non affecté ou affecté à gérer les impondérables.

Maintenant, si le bazar arrive vous avez du temps pour le gérer. S’il n’arrive pas, vous avez du temps pour continuer à travailler sur ce qui est important pour vous. Et cette zone tampon va vous libérer du stress.

Vous pouvez faire ensuite de même pour la semaine. Au lieu de planifier 5 jours bien remplis dans votre semaine, planifiez les éléments importants sur 4 jours et gardez une journée tampon pour gérer le bazar divers.

La même mécanique est à l’oeuvre. Si par chance vous n’avez rien à gérer, vous gagnez une journée de travail pour avancer sur ce qui est important. Sinon ce bazar ne vient pas remplacer des choses prévues. Souvent nous aurions donc tendance à placer cette journée le vendredi.

Idéalement vous pourriez aussi faire ça pour le mois en gardant une marge d’une semaine dans votre planification de vos objectifs du mois et même sur l’année en gardant un mois ou deux non affecté dès le début.

Ajouter de la tranquillité

L’idée est de limiter le stress mais aussi de travailler plus efficacement. Si dès le départ d’un projet vous planifiez son déroulement sur 4 heures par jour et non 7 il y a de fortes chances que vous soyez dans les temps ou même en avance. Et cela même si certains journée sont bordéliques.

Vous gagnez aussi en équilibre. Cela vous aide à faire en sorte que le bazar n’empiète que sur votre temps de travail et non pas sur votre temps en famille, avec vos amis, pour le sport, le sommeil ou vos projets perso.

403. Pourquoi planifier le bazar

— Bertrand Soulier

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